Skip to main content

Etiske retningslinjer

Disse Etiske retningslinjene ble godkjent av Orkla ASAs styre den 15. desember 2011.

1.0   Innledning

Orkla ønsker å drive sin virksomhet i overensstemmelse med prinsipper for ansvarlig, etisk og sunn forretningspraksis, og med overholdelse av alle gjeldende lover og offentlige forskrifter. Dette forutsetter samlet innsats av alle ansatte.

Orklas etiske retningslinjer gjelder alle Orklas ansatte og styremedlemmer i virksomheter som eies av Orkla over hele verden. Etter avtale kan de også gjelde for selvstendige konsulenter, mellommenn eller andre som opptrer på vegne av Orkla. Dokumentet gir en ramme for hva Orkla oppfatter som ansvarlig adferd, og definerer de ansattes personlige ansvar gjennom en kombinasjon av generelle prinsipper og konkrete krav. Det er i stor grad basert på kjerneverdiene nedfelt i Orklas Mål og Verdier og prinsippene som er beskrevet i Samfunnsansvar i Orkla.Orklas etiske retningslinjer gir ikke en uttømmende oversikt over ansvarlig adferd. Ansvaret for å opptre i samsvar med lov og etikk vil alltid til slutt ligge hos den enkelte medarbeider.

2.0   Generelle prinsipper

2.1   Overholde lover og forskrifter
Alle ansatte og styremedlemmer skal overholde offentlig lovgivning og bindende internasjonale krav i all sin virksomhet for Orkla

Orklakonsernet, de enkelte selskapene, ansatte og styremedlemmer skal alltid respektere gjeldende lokale lover og forskrifter. Alle ansatte skal også følge selskapets interne retningslinjer. I noen tilfeller er disse retningslinjene strengere enn offentlige lover og forskrifter

2.2   Opptre i Orklas interesse
Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor Orkla og arbeide med konsernets beste for øyet.

Lojalitet betyr å arbeide for Orklas beste, og innenfor rammen av loven og Orklas retningslinjer gi Orklas interesser prioritet fremfor andre interesser. Vi bør alltid bruke vårt beste skjønn til å øke Orklas verdiskapning, beskytte Orklas interesser og bidra til kontinuerlige forbedringer.

2.3   Opptre med integritet
Alle ansatte og styremedlemmer skal opptre med integritet i sine aktiviteter for Orkla.

Personlig integritet betyr å “gjøre det rette”, selv om ingen ser på. Vi skal alltid være ærlige, sannferdige og pålitelige. Vi bør opptre i samsvar med Orklas kjerneverdier, slik de er beskrevet i Orklas Mål & Verdier, og fremme disse verdiene ved å opptre ansvarlig overfor kolleger, forretningsforbindelser og samfunnet som helhet.

2.4   Opptre med respekt og omtanke for andre og miljøet
Alle ansatte og styremedlemmer skal behandle andre mennesker og miljøet med respekt og behørig omtanke.

Orkla skal fremme en bedriftskultur som kjennetegnes ved respekt og omtanke for andre mennesker, deres eiendom og miljøet. Vi bør opptre på en måte som inngir tillit både i samarbeid med kolleger og i samspill med leverandører, kunder, andre forretningsforbindelser eller myndighetene.

3.0   Konkrete prinsipper

3.1   Beskytt Orklas eiendom og omdømme
Alle ansatte og styremedlemmer skal beskytte Orklas eiendom, driftsmidler og omdømme.

Orklas og enkeltselskapenes omdømme er viktig for vår evne til å lykkes. Ansatte og styremedlemmer skal unngå aktiviteter eller adferd som kan skade Orklas omdømme.

Alle ansatte skal opptre ansvarlig og med varsomhet for å beskytte bygninger, maskiner, utstyr og andre eiendeler mot misbruk, tyveri, skade eller ødeleggelse. Immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, oppskrifter, know how, ideer og informasjon skal også beskyttes. Orklas eiendeler og aktiva skal ikke brukes til den ansattes eget formål, med mindre det er avtalt med autorisert personale.

3.2   Bidra til Orklas visjon for helse, miljø og sikkerhet
Alle ansatte skal bidra til å oppnå Orklas nullvisjon for skade på mennesker, miljøet og samfunnet.

De ansatte skal bidra til visjonen ved å samarbeide med ledelsen, etterleve Orklas HMS-regler og ved å utvise godt skjønn. De ansatte skal underrette sin nærmeste overordnede om viktige forhold vedrørende helse og sikkerhet på arbeidsplassen, forbrukeres helse eller selskapets innvirkning på miljøet. Vi oppfordrer alle ansatte til å gi direkte tilbakemeldinger om HMS-forhold til kolleger basert på prinsippet “Takk for at du bryr deg”.

3.3   Unngå diskriminering og trakassering
Alle ansatte skal unngå oppførsel som kan oppfattes som diskriminerende eller trakasserende

Orkla vil at arbeidsplassen skal være kjennetegnet av mangfold og ikke-diskriminering. For å nå dette målet, må alle ansatte behandle kolleger, kunder, forretningsforbindelser og andre med respekt. Ansatte skal unngå enhver form for trakassering eller annen oppførsel overfor kolleger eller forretningsforbindelser, som kan oppfattes som truende eller nedverdigende. Ingen diskriminering, basert på kjønn, seksuell legning, alder, etnisitet eller religiøs overbevisning som bryter med gjeldende rett, skal finne sted. De ansatte må også være oppmerksomme på, og ha respekt for, kulturelle forskjeller.

3.4   Håndtér forretningsmessig informasjon med varsomhet
Alle ansatte og styremedlemmer skal håndtere opplysninger om Orkla med varsomhet, og behandle informasjon som ikke er offentlig, konfidensielt.

Et tillitsforhold til kunder, forretningsforbindelser, kolleger og samfunnet skapes gjennom dialog og ved å dele perspektiver. Samtidig vil kommunikasjon av konfidensielle opplysninger til andre kunne skade Orklas drift og omdømme. Med konfidensielle opplysninger mener vi generelt opplysninger som ikke er, eller ikke bør bli, kjent for allmennheten. Som eksempler på slike opplysninger kan nevnes forretningsplaner, budsjetter, markedsførings- og salgsplaner, oppskrifter, designspesifikasjoner, kundeopplysninger og lignende. Ansatte og styremedlemmer skal aldri gi videre konfidensielle opplysninger til personer utenfor selskapet, med mindre dette er uttrykkelig godkjent av en overordnet med fullmakt til dette, eller lovpålagt.

Informasjon om Orkla som ikke er kjent for offentligheten, skal behandles som Orklas eiendom. Forpliktelsen til ikke å dele slik informasjon gjelder derfor uten tidsbegrensning også etter ansettelsesforholdets opphør, eller når tjenestetiden som styremedlem er utløpt.

3.5   Unngå interessekonflikter
Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor Orkla ved å unngå enhver interessekonflikt

Ansatte og styremedlemmer skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre, som er utilbørlige, eller som kan skade Orklas interesser. Ingen bør ta del i, eller søke å påvirke en avgjørelse, dersom denne kan gi opphav til en faktisk eller antatt interessekonflikt. Særlig oppmerksomhet må gis til situasjoner der den ansatte eller styremedlemmet har en personlig interesse i saken av økonomisk eller annen art, direkte eller gjennom noen nærstående.

Ansatte eller styremedlemmer skal ikke akseptere oppdrag utenfor Orkla uten å underrette sin nærmeste overordnede [3]. Oppdrag skal ikke være i strid med Orklas interesser. En grundig vurdering bør gjøres for å unngå aktiviteter som kan oppfattes å fremme interessene til en konkurrent, en leverandør eller andre interessenter på Orklas omkostning. Orkla tillater ikke at ansatte eller styremedlemmer markedsfører produkter eller tjenester som er i direkte konkurranse med Orklas forretningsvirksomhet eller interesser.

Ansatte eller styremedlemmer som blir oppmerksom på en potensiell og uakseptabel interessekonflikt, skal snarest mulig informere sin nærmeste overordnede om dette.

3.6   Bruk skriftlige avtaler
Orklas avtaler med ansatte, leverandører, kunder og forretningsforbindelser skal som en generell regel inngås skriftlig, og bli forsvarlig arkivert.

Alle Orklas selskaper inngår regelmessig avtaler, og disse forretningsavtalene er avgjørende for selskapets suksess. Muntlige avtaler kan være vanskelige å dokumentere, og kan noen ganger lede til mistanker om at noe ulovlig eller uetisk har funnet sted. Alle avtaler som inngås av et av Orklas selskaper skal derfor, som en generell regel, inngås skriftlig, og avtalene skal arkiveres på en forsvarlig måte.

3.7   Vær nøyaktig i regnskapsførsel
Orklas regnskaper skal alltid være nøyaktige.

Orklas regnskaper er avgjørende for styringen av virksomheten og for evnen til å oppfylle konsernets forpliktelser overfor sine interessenter. Orklas regnskaper skal derfor alltid være fullstendig nøyaktige. Ansatte som tar del i finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjoner er fullstendig og nøyaktig dokumentert, og registrert i samsvar med gjeldende rett, god regnskapsskikk og interne krav. Uriktig eller misvisende bokføring er ikke under noen omstendigheter akseptabelt.

3.8   Delta aldri i korrupsjon eller bestikkelser
Alle ansatte og styremedlemmer skal avstå fra korrupsjon og bestikkelser i enhver form

Orklas ansatte og styremedlemmer skal ikke ta del i noen form for bestikkelse eller korrupsjon. Dette kravet er basert på antikorrupsjonslovgivning som alle Orklas selskaper må rette seg etter, og gjelder alle Orklas aktiviteter over hele verden. Enkeltpersoner som er innblandet i korrupsjon kan bli utsatt for sivilt erstatningsansvar og straffeansvar. Korrupt virksomhet straffes strengt av domstolene, og enkeltpersoner som finnes skyldig i overtredelse av loven, kan risikere fengselsstraff. Hvis en utfordrende situasjon oppstår som en del av arbeidet for Orkla, bør ansatte umiddelbart søke råd hos sine overordnede om hvordan situasjonen kan håndteres på lovlig måte. Slike diskusjoner er et viktig ledd i selskapets innsats for å forebygge korrupsjon og bestikkelser.

Det kan være tillatt å tilby og motta personlige høflighetsgaver forutsatt at de har en minimal økonomisk verdi, ikke gis ofte, og er klart passende under omstendighetene. Det er ikke tillatt å gi eller motta kontanter eller gaver som blir gitt som en motytelse for en tjeneste. Gaver må ikke gis i en sammenheng, eller på en måte som kan gi grunn til mistanke om at mottakeren vil holde gaven eller fordelen skjult for sin overordnede. Gaver bør for eksempel adresseres til mottakerens offisielle arbeidsadresse.

Arrangementer for kunder skal alltid ha et konkret og relevant forretningsmessig formål, og kan bare godtas dersom de er rimelige og hensiktsmessige når det gjelder både verdi og hyppighet. Deltakelse i slike arrangementer organisert av andre, må følge samme prinsipp, og reise og opphold må betales av Orkla. Ansatte eller styremedlemmer som er tilbudt, eller har mottatt gaver eller tjenester, må uten opphold underrette sin nærmeste overordnede, som vil avgjøre om gaven må returneres eller ikke.

3.9   Følg prinsippet om sunn konkurranse
Ansatte skal bidra til sunn konkurranse i samsvar med konkurranselovgivningen.

Orkla skal alltid konkurrere i markedet med respekt for, og i samsvar med, gjeldende konkurranse- , antitrust- og markedsføringslovgivning. Ansatte som er involvert i markedsføring, salg, innkjøp eller logistikk, skal forsikre seg om at de kjenner gjeldende lover og interne retningslinjer knyttet til markedsføring og salg. For nærmere veiledning, se Orkla Competition Manual, og dersom du er i tvil, rådfør deg med Orkla ASAs juridiske avdeling.         

3.10            Delta aldri i innsidehandel
Ansatte og styremedlemmer skal avstå fra innsidehandel.

Ansatte og styremedlemmer skal ikke kjøpe eller selge verdipapirer utstedt av Orkla eller andre børsnoterte selskaper, eller gi råd til andre om handel i slike verdipapirer, på grunnlag av informasjon som ikke er kjent for offentligheten, som er mottatt under arbeid for Orkla som, og som hvis den blir offentlig kjent, kan påvirke kursen på verdipapirene.

Hvis en ansatt eller et styremedlem er i tvil om hvordan man skal anvende eller fortolke Orklas regler eller offentlige lover om innsidehandel, bør Orkla ASAs juridiske avdeling konsulteres.

3.11            Bidra aldri til hvitvasking
Ansatte eller styremedlemmer må ikke på noen måte bli innblandet i hvitvasking av penger.

Med hvitvasking mener vi ordninger som gjennomføres for at penger som er ervervet ved kriminelle handlinger, skal se ut som de er lovlig tjent. Hvitvasking er forbudt ved lov, og vil ikke bli tolerert av Orkla. Dersom en ansatt blir kjent med aktiviteter som kan tyde på at hvitvasking finner sted, eller har funnet sted i forbindelse med selskapets virksomhet, skal han eller hun snarest mulig rapportere sin bekymring til Orkla.

De samme reglene gjelder for aktiviteter som har til hensikt å unngå at ulovlig eller illojal unndragelse av skatt, toll eller andre avgifter ikke oppdages.

3.12            Si nei til kjøp av seksuelle tjenester
Ansatte og styremedlemmer skal avstå fra å kjøpe seksuelle tjenester når de representerer Orkla.

Kjøp av seksuelle tjenester er forbudt ved lov i noen land. Selv i land uten rettslig forbud, tillater Orkla ikke slike aktiviteter i forbindelse med arbeid eller oppdrag for konsernet. På denne måten bidrar Orkla også til innsatsen for å bekjempe menneskehandel, som representerer brudd på menneskerettighetene.

3.13 Narkotika og alkohol
Ansatte og styremedlemmer skal ikke arbeide i rusmiddelpåvirket tilstand.

Bruk av narkotika er forbudt ved lov i de fleste land. Orkla aksepterer ikke bruk av narkotika i forbindelse med arbeid. Dette gjelder også ved arbeidsoppdrag og forretningsreiser for Orkla. Alkohol kan imidlertid serveres i forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangementer, forutsatt at forbruket er moderat, og forutsatt at det ikke vil bli kombinert med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol.

4.0   Etterlevelse og iverksettelse

4.1   Plikten til å etterleve regelverket
Hver ansatt og hvert styremedlem i Orkla har et personlig ansvar for å etterleve alle de krav som er angitt i Orklas etiske retningslinjer. Ansatte og styremedlemmer skal ikke opptre, eller oppfordre andre til å opptre, i strid med de etiske retningslinjene. Dette kravet gjelder selv om brudd på et prinsipp kan synes å være i Orklas interesse.

Eventuell usikkerhet om hvorvidt en bestemt aktivitet er i samsvar med prinsippene i de etiske retningslinjene, må, så langt det er mulig, diskuteres på forhånd, først og fremst med nærmeste overordnede. Orkla tror det er verdifullt å diskutere hva som er ansvarlig adferd på en forbedringsorientert og uformell måte. Allikevel kan brudd på reglene beskrevet i disse etiske retningslinjene føre til interne disiplinærtiltak, og i alvorlige tilfeller til oppsigelse og eventuelt straffeforfølgning.

4.2   Varsling
En ansatt som blir klar over en handling som er ulovlig eller representerer brudd på prinsippene i Orklas etiske retningslinjer, bør varsle om dette enten muntlig, eller skriftlig til den ansattes nærmeste overordnede.  Hvis den ansatte opplever at det er vanskelig å varsle sin nærmeste overordnede, kan han eller hun henvende seg til lederen for selskapets personalavdeling eller til lederen for Orklas Internrevisjon. Potensiell varsling om forhold knyttet til regnskap eller revisjon, skal alltid rettes direkte til lederen for Orklas Internrevisjon.

Om den ansatte ønsker det, kan varslingen skje konfidensielt, eller også anonymt. Alle som har mottatt slik konfidensiell varsling, eller informasjon om slik varsling, må behandle opplysningene strengt konfidensielt for å beskytte den ansatte. All varsling om ulovlig virksomhet, eller brudd på Orklas etiske retningslinjer skal tas alvorlig, og bli forsvarlig undersøkt. Orkla vil ikke akseptere noen represalier overfor ansatte eller styremedlemmer som i god tro har varslet om et brudd, eller antatt brudd, på gjeldende lov, eller prinsippene i Orklas etiske retningslinjer. En ansatt eller et styremedlem som føler at varsling på noen måte er brukt mot ham eller henne av noen i Orkla, kan rapportere om dette til sin nærmeste overordnede, eller direkte til lederen for Orklas Internrevisjon.

Lederen for Orklas Internrevisjon  er uavhengig av Orklas linjeorganisasjon, og rapporterer direkte til enten Orkla ASAs revisjonskomité, Orkla ASAs styre, eller Orkla ASAs bedriftsforsamling, og kan kontaktes på følgende e-postadresse eller telefonnummer:

compliance@Orkla.com

+47 22 54 40 00

4.3   Iverksettelse og kontroll
Ansvaret for å iverksette de etiske retningslinjene i det enkelte selskap ligger hos selskapets administrerende direktør i samarbeid med HR-funksjonen. De etiske retningslinjene skal distribueres til alle ansatte, ledere og styremedlemmer. Det skal også være henvisning til Orklas etiske retningslinjer i selskapets ansettelseskontrakter og personalhåndbok.

Alle ansatte, ledere og styremedlemmer må lese de etiske retningslinjene nøye. De skal også delta i opplæring som tilbys av Orkla og/eller det enkelte selskapet.

Orkla ASA er ansvarlig for oppdatering av de etiske retningslinjene, og for å utarbeide relevant støttemateriale, og kan også bistå selskapene med opplæring og bevisstgjøring. Status for selskapenes aktiviteter knyttet til Orklas etiske retningslinjene vil bli gjennomgått årlig som del av forretningsområdenes styremøter og Orklas bærekraftsrapportering.

Orklas etiske retningslinjer gir uttrykk for visse grunnleggende prinsipper som gjelder de ansatte og styremedlemmenes opptreden. De innebærer ikke at det skapes noen juridiske rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller noen tredjepart.

5.0   Godkjenning

Disse Etiske retningslinjene ble godkjent av Orkla ASAs styre den 15. desember 2011.

Etiske retningslinjer for leverandører